Vous êtes artisan/chef d’entreprise et vous gérez seul votre activité.
Que vous ayez ou non des salariés, la gestion administrative peut vite devenir chronophage pour un artisan/chef d’entreprise c’est pourquoi faire appel à une secrétaire indépendante quelques jours par mois peut se révéler être la bonne option.
Le profil de secrétaire dont l’artisan/chef d’entreprise a besoin est une secrétaire de direction capable en toute autonomie de gérer la partie communication, pré-comptabilité, commerciale, administrative pure et sociale.
La communication
La communication pour un artisan/chef d’entreprise est un élément important pour le développement de son activité. Je me charge de :
– Faire un état des lieux des différents moyens et supports mis en place dans l’entreprise
– Mettre en place des outils : page Google My business, page Facebook, page Linkedin, portfolio ou dossier de référence présentant les différentes réalisation de l’entreprise, cartes de visite, site internet
– Mettre à jour les outils existants
La gestion commerciale
La partie commerciale est tout comme la communication un pilier essentiel à la bonne réussite de l’activité. Je me charge de :
– Concevoir et mettre à jour votre fichier client
– Faire de la prospection téléphonique, campagne de mailings
– Suivre et relancer les devis
– Élaborer sous vos instructions les devis et factures et de les envoyer aux clients
– Gérer les litiges clients/fournisseurs
– Mettre en place si besoin un logiciel de facturation sur le Cloud (Henrii, My AE…)
La Pré-comptabilité
En tant qu’artisan/chef d’entreprise vous faites sûrement appel à un cabinet comptable pour la gestion de votre bilan néanmoins il est nécessaire de réaliser un travail régulier en amont tout au long de l’exercice comptable. Je me charge de :
– Saisir les notes de frais sur fichier Excel pour faciliter le travail du cabinet comptable
– Suivre votre trésorerie grâce à des tableaux de bord
– Transmettre les factures de vente et d’achat au cabinet comptable au fur et à mesure de l’année
– Réaliser des tableaux de bord : trésorerie, budget prévisionnel
– Suivre les encaissements et les recouvrements des créances
– Transmettre les éléments nécessaires au cabinet comptable au moment du bilan
La gestion sociale
Si vous avez des salariés, vous faites sûrement appel à un cabinet extérieur pour l’édition des bulletins de salaire mais il faut tout de même réaliser un suivi au sein de l’entreprise. Je me charge de :
– Transmettre les variables de paie au cabinet social (congés, arrêts de travail…)
– Prendre les rendez-vous auprès de la médecine de travail
– Mettre à jour les documents obligatoires (RGPD, document unique, règlement intérieur, affichages obligatoires…)
– Gérer les demandes de prise en charge des apprentis
– Répondre aux interrogations des salariés
La gestion administrative
Partie toute aussi importante, l’administratif pur. Je me charge de :
– D’assurer l’accueil physique et téléphonique en cas d’intervention sur site
– Classer, archiver, réorganiser vos dossiers papiers
– Organiser vos déplacements (réservation hôtel, voiture…)
– Créer des documents divers (tableaux, courriers…)
– Suivre votre dossier TNS auprès des organismes sociaux
– Gérer la flotte automobile
